Проводим хронометраж: от теории к практике

Хронометраж – это инструмент, который помогает отследить, на что тратится ваше время.

Хронометраж не является самоцелью и не проводится во имя себя самого. Чрезмерное увлечение им и неправильное использование может не только не принести пользу, но и нанести вред: тогда вместо оптимизации временных затрат, вы получите обратный эффект.

Варианты проведения хронометража могут быть различными.

Параметры, по которым можно «разнообразить» проведение хронометража:

• В чем вести хронометраж: от блокнота и ручки до Outlook. Если ваше рабочее место – стол и компьютер, хронометраж можно вести непосредственно на компьютере. Плюсы: удобство, возможность использования специальных программ, экономия места. Минусы: невозможно взять с собой, особенно, если у вас бывают выезды на объекты, к клиентам и т.д. Больше подходит для проведения хронометража рабочего дня.
• Когда делать записи. Можно делать записи по ходу дела, фиксируя текущие события в свободной форме. Другой вариант – выделить конкретное время. Например, делать записи в конце каждого часа или полутора. Реже делать не рекомендую, т.к. высока вероятность упустить из виду какое-либо событие.
• Временной интервал записей хронометража – параметр, близкий к вышеприведенному. Вы заранее выбираете интервал времени, который будете отображать в хронометраже. Например, описывать события за каждые 15 минут. Тогда, если вы выбрали время для записей «в конце каждого часа», у вас должно быть сделано 4 новых записи с интервалами в 15 минут. Делать интервал записей меньше 15 минут не рекомендую, иначе хронометраж «затмит» текущие дела. Помним, что хронометраж – инструмент, а не сама цель.
• Форма ведения хронометража. Формат универсальный: «событие-время», или «время-событие». Выбираете удобный для вас, не можете выбрать – пробуйте и тот, и другой, затем выбираете. Составляете таблицу: названия граф соответственно «событие», «время». Или «время», «что делал». Рекомендую добавить третью колонку, в которой будете давать оценку произошедшему в тот или иной момент проведения хронометража, например, событие «беседа в чате» или «игра в пасьянс» оцените как «поглотитель» или «бесполезная трата».
• Анализ хронометража. Как уже было сказано выше, третья колонка таблицы затрат времени – аналитическая. Здесь можно ввести разнообразные характеристики событий: от «поглотителей времени» до «приближающих к цели» и «приоритетных». Подробно будет показано на конкретных примерах, это тема одной из следующих статей.
• Периодичность проведения хронометража: все индивидуально. Некоторые ведут хронометраж годами. Кому-то надоедает периодически, кому-то – навсегда. Оптимальный вариант ведения хронометража следующий: вести хронометраж постоянно необходимое количество времени. Необходимое количество – то, которое позволит вам выявить закономерности ваших временных затрат. Кому-то понадобится год, кому-то несколько месяцев. В любом случае, чем дольше вы ведете хронометраж, тем яснее складывается картина ваших индивидуальных взаимоотношений со временем, формируется чувство времени. Далее: проводите анализ, корректируете временные затраты, оптимизируете их и опять проводите хронометраж. Когда затраты времени станут оптимальными и эффективными, а главное – результат будет стабильным,можно сделать перерыв и возвращаться к проведению хронометража периодически (например, 2 раза в год по 2 недели).

Правильный подход к ведению хронометража сделает процесс не только полезным, но также увлекательным и интересным. Пример хронометража, полезные советы по его ведению можно прочитать в статье «Время: подсчет убытков. Хронометраж».

12 советов для повышения продуктивности

Время от времени каждому из нас нужно немного мотивации.

Самый важный момент высокой продуктивности и мотивации – осознание того, что сразу ничего не выйдет. Любая цель требует затрат времени и сил. Но если вы подойдете к этому вопросу организованно, то будете добиваться положительных результатов во всем, что делаете. Вот 12 советов, способствующих этому:

ЗАПИСЫВАЙТЕ ВСЕ ДЕЛА.

Не пытайтесь держать всё в голове. Изливайте их на бумагу или в программу-планировщик. Чем меньше в нашем сознании мыслей о невыполненных делах, тем больше мы способны фокусироваться на текущей задаче, и тем качественнее мы можем её выполнить.

ДЕЛАЙТЕ СНАЧАЛА САМОЕ ВАЖНОЕ.

Вроде бы просто. Но на практике получается, что мы часто заняты не самыми важными делами, откладывая важные дела «на потом». Возьмите за правило: сначала главное, а потом все остальное.

СОСТАВЛЯЙТЕ ПЛАН НА ДЕНЬ С ВЕЧЕРА.

Не откладывайте планирование на утро или на «само собой». Очень простой совет, но действительно помогает не увязнуть в неважных делах и правильно расставить приоритеты.

СТРЕМИТЕСЬ К ОДНОЗАДАЧНОСТИ.

Не пытайтесь сделать всё и сразу. Выберите задачу, уберите отвлекающие факторы (телевизор, телефон, интернет, чаек-кофе-перекур через каждые 5 минут) и просто делайте.

ВСТАВАЙТЕ РАНО.

Древний, как мир, совет, который позволяет миллионам людей по всему миру успевать много каждый день. Соответственно, при большом объеме работы – ложитесь спать не в тот же день, когда нужно просыпаться.

ЗАНИМАЙТЕСЬ СПОРТОМ ИЛИ ХОТЯ БЫ ЗАРЯДКОЙ.

Это поможет держать тело в нужной форме, а также разум и дух будут работать эффективнее. Да и чувствовать вы себя будете намного лучше. Зарядка не требует никаких тренажеров, кроме одного, самого важного – силы воли.

ИСКЛЮЧИТЕ «НЕ ДЕЛА» ИЗ СПИСКА ДЕЛ.

Пусть в Вашем плане будет только то, что можно взять и сделать без того, чтобы хвататься за сердце, нервно отсчитывать капли валерьянки и пускаться в размышления о смысле Вселенной. Например, «запустить новый проект» – это не дело. Дела – это конкретные действия.

БУДЬТЕ ПРОАКТИВНЫ.

Не реагируйте, а сами определяйте, что делать, а что – нет. Игнорируйте неважное. Вы даже не представляете, сколько дополнительного времени Вы себе освободите, просто игнорируя всё, что можно и нужно игнорировать.

СОХРАНЯЙТЕ ФАЙЛЫ СРАЗУ ТУДА, ГДЕ ИМ МЕСТО.

Для этого Вам потребуется, конечно, продумать систему хранения файлов для каждого типа. Но это намного облегчит поиск и обработку информации в будущем.

МЕНЯЙТЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Чем дольше Вы делаете одно и то же, тем ниже Ваша продуктивность. Если не получается делать это в рамках работы, то хотя бы продумывайте разные варианты свободного времяпрепровождения. Это поможет сохранять свежесть взгляда и высокий творческий потенциал.

ВЫБЕРИТЕ ВДОХНОВЛЯЮЩУЮ ЦИТАТУ ДНЯ УТРОМ И ДЕРЖИТЕ ЕЕ В ГОЛОВЕ В ТЕЧЕНИЕ ВСЕГО ДНЯ.

Как только вам понадобится дополнительная мотивация, вспомните о ней. Таким образом, у вас всегда будет хоть что-то, что подбодрит вас. И прекратите думать о себе плохо. Вы – уникальная личность.

ПОМОГИТЕ КОМУ-ТО.

Вот один из самых мощных стимулов, повышающих самооценку и позволяющих поверить в свои силы заново. А свои проблемы после решения чужих кажутся менее пугающими.

И – самое главное: не забывайте, для чего Вы всё это делаете. Не забывайте жить – просто и в радость. Чем проще ваша жизнь, тем больше счастья вы получаете от нее. Ещё Далай Лама говорил:

«Если проблему можно разрешить, не стоит о ней беспокоиться. Если проблема неразрешима, беспокоиться о ней бессмысленно».